تاثیر دستگاههای حضور و غیاب بر مدیریت منابع انسانی
تاثیر دستگاههای حضور و غیاب بر مدیریت منابع انسانی
تاثیر دستگاههای حضور و غیاب بر مدیریت منابع انسانی : امروزه ، مدیریت بهینه منابع انسانی به یکی از ارکان اصلی موفقیت هر سازمانی تبدیل شده است. با افزایش پیچیدگی ها و لزوم دقت در فرآیند های اداری، اتوماسیون و بهره گیری از فناوریهای نوین، نقشی حیاتی ایفا میکند. در این میان، دستگاههای حضور و غیاب به عنوان یکی از اولین و مؤثرترین گامها در جهت دیجیتالی کردن و بهبود فرآیندهای مرتبط با کارکنان، جایگاهی ویژه یافتهاند. این دستگاهها نه تنها صرفاً ابزاری برای ثبت ورود و خروج کارکنان محسوب میشوند، بلکه با ایجاد بستری برای جمعآوری دقیق دادهها، تأثیری عمیق بر جنبه های مختلف مدیریت منابع انسانی، از جمله محاسبه حقوق و دستمزد، ارزیابی عملکرد، برنامه ریزی نیروی کار و رعایت قوانین کار، میگذارند. در ادامه به بررسی این تأثیرات خواهیم پرداخت
. 
استفاده از این ابزار ها مزایای متفاوتی دارد که عبارت است از:
ثبت ساعت و زمان حضورکارمندان در مجموعه بر آورد میزان حقوق پرسنل کاهش کاغذ بازی های داخل سازمانی و...
مدیریت زمان کارکنان
یکی از بزرگ ترین معضل های مدیریت منابع انسانی حضور وغیاب کارمندان است . بعضی از کارمندان تصور می کنند که حضور و غیاب مثل یک بازی است و می توانند با تقلب در آن پیروز شوند. به طور مثال : زمان ورود کارت تردد خود را در اختیار شخص دیگری قرار می دهند. که سر ساعت در شرکت حضور آن ها ثبت شود و زمان خروج دیر ترین تایم را برای ثبت خروج از شرکت انتخاب می کنند تا اضافه کاری شامل حال آن ها نیز شود. در صورتی که آن ها در شرکت حضور ندارند و یا اصلا برای اهداف شرکت تلاشی نکرده اند . مدیریت زمان برای مدیران و سازمان ها بسیار با اهمیت است زیرا حضور هر کارمند در سازمان مدیران را متحمل هزینه های متفرقه زیادی می کند. مانند: هزینه برق ، هزینه ملزومات اداری ، هزینه حقوق و ...) حال تصور کنید که ثبت حضور و غیاب به درستی انجام نشود. همین امر باعث می شود که شرکت روز به روز بابت پرداخت هزینه ها پول از دست بدهد . به همین دلیل مدیریت منابع انسانی بسیار حائز اهمیت می باشد. یکی از نرم افزار های مرتبت با مدیریت منابع انسانی دستگاه حضور و غیاب می باشد . مدیران می توانند با استفاده از دستگاه حضور و غیاب به دلیل دارا بودن نرم افزار مرتبت با ثبت زمان حضور پرسنل در مجموعه می توانند نصبت به هزینه های خود صرفه جویی نمایند . مدیران می توانن با استفاده از آن زمان حضور پرسنل در مجموعه را به صورت دقیق برای پرداخت حقوق محاسبه کنند . یکی دیگر از ویژگی های مهم آن می توان به جلوگیری از تقلب اشاره کرد. زیرا دیگر کاربران نمی توانند برای ثبت ورود و خروج خود از شخص دیگری کمک بگیرند.
به عنوان مثال دستگاه حضور و غیاب ZKTeco VF300 با بهره گیری از فناوری تشخیص چهره و اثر انگشت، راه حلی امن و کارآمد برای ثبت تردد کارکنان ارائه میدهد. این دستگاه با دقت بالا و سرعت تشخیص قابل قبول، فرآیند ورود و خروج را تسهیل کرده و به سازمانها در مدیریت دقیق تر منابع انسانی و جلوگیری از خطاهای احتمالی کمک شایانی مینماید. همچنین، قابلیت اتصال به شبکه و نرمافزارهای متنوع، امکان گزارشگیری جامع و تحلیل دادههای تردد را فراهم میسازد.
طراحی دستگاه های حضور و غیاب
در طراحی دستگاه های حضور و غیاب از نرم افزار ها و ابزار های متفاوتی استفاده شده است. که عبارت است از :( تشخیص اثر انگشت ، تشخیص چهره و دیگر فرآیند های دیجیتال و..) که باعث صرفه جویی در هزینه ها می شود. زیرا مدیر متوجه می شود که کارمند چه مقدار در مجموعه حضور داشته است و دیگر کارمند حضور غیاب را یک بازی قلمداد نمی کند و برای بهره وری تلاش می کند .
از مزایای دستگاه حضور و غیاب برای سازمان ها و منابع انسانی عبارت است از :
شفافیت: مدیر منابع انسانی می تواند بدون وقفه از حضور و عملکرد افراد در مجموعه آگاه شود . صرفهجویی در زمان: در مجموعه های که حجم پرسنل بالا باشد برای محاسبه میزان ساعت کاری پرسنل در صورتی که بخواهید به صورت دستی محاسبات را انجام دهید. باید زمان زیادی را صرف کنید که این نوع محاسبه درصد خطا را افزایش می دهد. برای همین بهتر است برای محاسبه از دستگاه حضور و غیاب استفاده شود. زیرا می توانید بلافاصله میزان حقوق پرداختی پرسنل را محاسبه نمایید . بهبود وقت شناسی: این دستگاه باعث می شود وقت شناسی در کارمندان تقویت شود زیرا برای دریافت حقوق خود به صورت کامل سر وقت در مجموعه حاضر می شوند . بهبود بهرهوری: پرسنل بای ثبت ورود خود دیگر نمی توانند تقلب کنند به همین دلیل تلاش می کنند که بهروری خود را افزایش دهند. تسهیل مدیریت غیاب کارکنان: در صورتی که بخواهید حقوق کارمندی که چند روز ر مجموعه حضور ندارد را محاسبه نمایید می توانید با استفاده از نرم افزار های مرتبت با حضور و غیاب میزان حقوقی که شامل حال پرسنل می شود را دریافت نمایید . 
جمعبندی:
مدیریت نیروی کار برای مجموعه ها یک کار طاقت فرسا است که برای بهبود کارایی در مجموعه باید به صورت دقیق محاسبه شود تا مجموعه متحمل هزینه های متفرقه اضافی نشود . مدیران منابع انسانی با آگاهی از هزینه های متفرقه مجموعه و تقلب کارمندان در حین ورود و مجموعه از دستگاه های حضور و غیاب استفاده می کنند که باعث کاهش خطاهای ثبتی و سرعت بخشیدن به روند محاسبه حقوق کارمندان می شود . در طراحی های دستگاه های حضور و غیاب از نرم افزارهای مرتبت با نیاز مجموعه ها استفاده شده است که مدیران می توانند از اسکنر تشخیص اثرانگشت و برای ثبت ورود پرسنل به سایت از نرم افزار های آنلاین استفاده کند تا به صورت دقیق از حضور آن ها آگاه شوند.