راهنمای خرید دستگاه کپی اداری ۱۴۰۵: شارپ، توشیبا یا کانن؟

راهنمای خرید دستگاه کپی اداری ۱۴۰۵ | شارپ، توشیبا، کانن

اگر برای دفتر یا شرکت خود قصد خرید دستگاه کپی دارید، پیش از مقایسه ی برندها باید حجم چاپ ماهانه، تعداد کاربران، اندازه ی کاغذ و هزینه ی مواد مصرفی را مشخص کنید. برای دفاتری با حجم کاری سبک، دستگاهی با سرعت حدود 20 برگ در دقیقه معمولاً کافی است؛ شرکت های متوسط بهتر است سراغ مدل های 30 برگ در دقیقه بروند و مجموعه های پرتردد با حجم کاری بالا، معمولاً به دستگاه های 45 برگ در دقیقه یا سریع تر نیاز دارند. اگر چاپ و کپی A3، قابلیت اسکن شبکه ای یا چاپ دورو برایتان ضروری است، این امکانات را هم در انتخاب نهایی لحاظ کنید. شارپ، توشیبا و کانن هر سه گزینه های قابل بررسی هستند؛ اما بهترین انتخاب، دستگاهی است که با نیاز واقعی مجموعه ی شما و امکانات خدمات پس از فروش متناسب باشد.

دستگاه کپی چیست و با پرینتر چندکاره چه فرقی دارد؟

دستگاه کپی اداری برای تکثیر اسناد و مدیریت حجم قابل توجهی از کارهای روزانه طراحی شده است. بسیاری از مدل های اداری علاوه بر کپی، قابلیت چاپ از رایانه و اسکن اسناد را نیز دارند. با این حال، همه ی دستگاه هایی که چند قابلیت را یکجا ارائه می کنند، از نظر ظرفیت، دوام و هزینه ی نگهداری یکسان نیستند.

مهم ترین تفاوت دستگاه کپی اداری با پرینتر چندکاره ی معمولی، در نوع طراحی و سطح کاربری آن هاست. پرینتر چندکاره ی رومیزی بیشتر برای دفترهای کوچک و حجم چاپ محدود مناسب است؛ در حالی که دستگاه کپی ایستاده ی اداری معمولاً ظرفیت کاغذ بیشتر، امکان استفاده از کاغذهای بزرگ تر، قابلیت توسعه و طراحی مناسب تری برای کار مداوم دارد.

برای بررسی مدل ها و مقایسه ی گزینه های موجود، می توانید از صفحه ی خرید دستگاه کپی شروع کنید.

جدول انتخاب بر اساس حجم کار

برای انتخاب دستگاه مناسب، تعداد برگ هایی را که در یک ماه چاپ و کپی می کنید تخمین بزنید. منظور از حجم ماهانه، مجموع تقریبی خروجی موردنیاز مجموعه است، نه فقط تعداد کارمندانی که از دستگاه استفاده می کنند.

این جدول راهنمای اولیه است، نه استاندارد قطعی انتخاب. سرعت واقعی به زمان گرم شدن، چاپ دورو، پیچیدگی فایل ها، کیفیت اتصال شبکه و تعداد کاربران بستگی دارد. همچنین، دستگاهی که سرعت بالایی دارد لزوماً برای هر حجم کاری مناسب نیست؛ ظرفیت کاری توصیه شده و وضعیت قطعات باید با مصرف واقعی شما هماهنگ باشد.

برای مقایسه ی مدل های موجود، به دسته ی دستگاه کپی مراجعه کنید.

مشخصات و بررسی سه دستگاه کپی پیشنهادی

1. دستگاه کپی Sharp BP-20M22

مناسب دفاتر کوچک و متوسط

این دستگاه کپی با چاپ سیاه وسفید با قابلیت چاپ، کپی و اسکن است. سرعت چاپ و کپی آن برای کاغذ A4 تا 22 برگ در دقیقه است و از کاغذ A3 نیز پشتیبانی می کند. چاپ دورو، اتصال شبکه و تغذیه کننده ی خودکار اسناد 100 برگی از امکانات مهم آن هستند.

مزیت اصلی: امکانات اداری کاربردی در ابعاد نسبتاً جمع و جور.

مناسب برای: دفاتر حسابداری، شرکت های خدماتی و واحدهایی که اسناد سیاه و سفید را با حجم متوسط تکثیر می کنند.

2. دستگاه کپی Canon imageRUNNER 2425 با ADF

مناسب دفاتر با نیاز به کپی و اسکن اسناد

این مدل از خانواده ی دستگاه های کپی اداری سیاه وسفید کانن است. هنگام خرید نسخه ی مجهز به ADF، می توان چندین برگ را پشت سر هم وارد دستگاه کرد؛ بنابراین برای کپی قراردادها، پرونده ها و اسناد چندصفحه ای، نیاز به قراردادن دستی تک تک برگه ها کمتر می شود.

مزیت اصلی: سهولت پردازش اسناد چندصفحه ای در کارهای روزمره ی اداری.

3. دستگاه کپی Toshiba e-STUDIO 4528A

مناسب شرکت ها و واحدهای پرتردد

این دستگاه برای محیط های کاری پرحجم طراحی شده است. سرعت کپی و چاپ آن برای A4 تا 45 برگ در دقیقه و برای A3 تا 25 برگ در دقیقه است. ظرفیت استاندارد کاغذ 1200 برگ اعلام شده و بسته به تجهیزات، امکان افزایش ظرفیت وجود دارد. نمایشگر لمسی رنگی 10٫1 اینچی نیز کار با تنظیمات و وظایف مختلف را آسان می کند.

مزیت اصلی: سرعت بالاتر و ظرفیت مناسب تر برای گردش اسناد زیاد.

مناسب برای: شرکت های بزرگ، واحدهای اداری پرتردد و مجموعه هایی که روزانه حجم زیادی از اسناد را چاپ و کپی می کنند.

شارپ، توشیبا یا کانن؟

انتخاب برند باید بر اساس مدل مشخص، وضعیت دستگاه و امکانات خدماتی انجام شود. صرفاً نام برند نمی تواند تضمین کند که دستگاه برای دفتر شما بهترین گزینه است.

دستگاه کپی شارپ؛ گزینه ای برای کاربری اداری

دستگاه کپی شارپ در مدل های مختلفی با قابلیت های متفاوت عرضه شده است. در زمان خرید، سرعت چاپ، پشتیبانی از A3، امکانات چاپ دورو، اسکن شبکه ای و ظرفیت کاغذ را در کنار قیمت بررسی کنید.

نقاط قوت قابل بررسی:

وجود مدل های اداری با امکانات متنوع؛

امکان مقایسه ی دستگاه های مناسب دفاتر کوچک تا محیط های کاری پرتردد؛

قابلیت انتخاب مدل بر اساس نیاز به چاپ و کپی سیاه وسفید یا رنگی.

قطعات و تعمیرات: پیش از خرید، قیمت تونر و قطعات مصرفی همان مدل را استعلام بگیرید. درباره ی موجودی درام و دولوپر و امکان تأمین قطعات در آینده سؤال کنید. سابقه ی تعمیر یک مدل مشخص و دسترسی به تعمیرکار آشنا با آن، معیارهای مهم تری از شهرت عمومی برند هستند.

دستگاه کپی توشیبا؛ توجه به هزینه ی نگهداری

دستگاه کپی توشیبا نیز در رده های مختلف اداری عرضه شده است. برای انتخاب درست، مدل هایی را مقایسه کنید که از نظر سرعت، ظرفیت کاری و امکانات موردنیاز به یکدیگر نزدیک هستند.

نقاط قوت قابل بررسی:

تنوع امکانات در مدل های اداری؛

امکان انتخاب دستگاه متناسب با حجم کپی و نوع اسناد؛

قابلیت ارزیابی هزینه ی مصرفی با توجه به قیمت مواد و قطعات همان مدل.

قطعات و تعمیرات: از فروشنده درباره ی دسترسی به تونر سازگار، درام، دولوپر و قطعات اصلی سؤال کنید. همچنین مشخص کنید دستگاه سابقه ی تعمیرات اساسی دارد یا خیر و خدمات فنی پس از فروش چگونه ارائه می شود.

دستگاه کپی کانن؛ بررسی امکانات و خدمات

دستگاه کپی کانن در خانواده های مختلفی از تجهیزات اداری عرضه می شود. در مقایسه ی مدل های کانن با شارپ و توشیبا، قابلیت هایی مانند چاپ دورو، اسکن به پوشه ی شبکه، سرعت خروجی و کیفیت چاپ را بر اساس نیاز واقعی شرکت بسنجید.

نقاط قوت قابل بررسی:

وجود مدل هایی با امکانات متنوع برای محیط های اداری؛

امکان مقایسه ی مدل ها بر اساس نیاز به چاپ سیاه وسفید یا رنگی؛

قابلیت بررسی هزینه ی مالکیت در کنار قیمت اولیه.

قطعات و تعمیرات: قیمت تونر و قطعات مصرفی، وضعیت موجودی آن ها و مهارت تعمیرکار در مدل انتخابی را بررسی کنید. اگر دستگاه استوک می خرید، سلامت بخش تصویربرداری، سیستم تغذیه ی کاغذ و سابقه ی سرویس اهمیت ویژه ای دارد.

جمع بندی برندها: بهترین دستگاه، مدلی است که در کنار قیمت مناسب، قطعات آن در دسترس باشد، کیفیت خروجی موردنیاز شما را تأمین کند و در صورت خرابی، سریع و با هزینه ی منطقی تعمیر شود. پیش از تصمیم نهایی، دست کم سه مدل هم رده را از نظر هزینه ی خرید و نگهداری مقایسه کنید.

دستگاه کپی رنگی: چه زمانی ارزش خرید دارد؟

دستگاه کپی رنگی برای شرکت هایی مناسب است که به طور منظم بروشور، نمودار رنگی، کاتالوگ، ارائه های مدیریتی، اسناد بازاریابی یا گزارش های دارای اطلاعات رنگی تولید می کنند. اگر بیشتر خروجی های شما قرارداد، فاکتور، نامه و فرم اداری است، خرید دستگاه سیاه و سفید معمولاً انتخاب اقتصادی تری خواهد بود.

هزینه ی خرید دستگاه رنگی و تأمین مواد مصرفی آن می تواند بیشتر باشد. علاوه بر این، باید هزینه ی مواد مصرفی رنگ های مختلف، قطعات مرتبط با چاپ رنگی و سرویس دستگاه را در نظر بگیرید. در مقابل، اگر مرتباً اسناد رنگی چاپ می کنید، دستگاه رنگی اختصاصی ممکن است نسبت به برون سپاری مداوم چاپ مقرون به صرفه تر باشد.

برای تصمیم گیری، این سه سؤال را پاسخ دهید:

چه درصدی از خروجی ماهانه واقعاً باید رنگی باشد؟

آیا کیفیت رنگ برای ارائه به مشتری یا چاپ اسناد تبلیغاتی اهمیت دارد؟

هزینه ی مواد مصرفی رنگی و سرویس دستگاه با بودجه ی شرکت هماهنگ است؟

اگر استفاده از رنگ محدود و پراکنده است، برون سپاری چاپ رنگی یا استفاده از یک دستگاه رنگی جداگانه در کنار دستگاه سیاه وسفید را نیز بررسی کنید.

خرید دستگاه کپی نو یا استوک؟

دستگاه کپی نو معمولاً برای خریدارانی مناسب است که به وضعیت اولیه ی مشخص , خدمات گارانتی معتبر در شروع استفاده اهمیت می دهند. البته نو بودن دستگاه به تنهایی تضمین کننده ی پایین بودن هزینه ی نگهداری یا مناسب بودن آن برای هر حجم کاری نیست.

در مقابل، دستگاه کپی استوک می تواند راهی برای کاهش هزینه ی اولیه باشد؛ به ویژه زمانی که به دستگاهی اداری با قابلیت A3 یا سرعت بالاتر نیاز دارید اما بودجه ی خرید مدل نو محدود است. با این حال، کیفیت دستگاه استوک به سابقه ی استفاده، شرایط نگهداری، تعداد برگ کارکرد و وضعیت قطعات بستگی دارد.

هنگام خرید دستگاه استوک این موارد را بررسی کنید:

• شمارنده ی واقعی چاپ و کپی؛

• کیفیت چاپ و یکنواختی تراکم روی کاغذ؛

• عملکرد فیدر، اسکنر، چاپ دورو و سینی ها؛

• وضعیت درام، دولوپر، رولرها و بخش فیوزینگ؛

• وجود صدای غیرعادی، گیرکردن مکرر کاغذ یا خطاهای دستگاه؛

• سابقه ی سرویس و تعمیرات؛

• مدت، شرایط و موارد تحت پوشش گارانتی فروشنده.

حتماً از فروشنده بخواهید دستگاه را در حضور شما با چند نوع سند آزمایش کند.

برای مقایسه ی تجهیزات اقتصادی، دسته ی پرینتر استوک را نیز بررسی کنید.

هزینه‌ ی واقعی هر برگ چقدر است ؟

قیمت دستگاه کپی تنها بخشی از هزینه ی استفاده از آن است. برای انتخاب اقتصادی، باید هزینه ی مواد مصرفی، قطعات، سرویس و توقف احتمالی کار را نیز در نظر بگیرید.

مهم ترین اجزای هزینه عبارت اند از:

تونر: ماده ی مصرفی اصلی برای تشکیل تصویر چاپی است. میزان مصرف به پوشش صفحه، نوع اسناد، تنظیمات چاپ و مدل دستگاه بستگی دارد.

درام: در بسیاری از دستگاه ها در شکل گیری تصویر نقش دارد و عمر آن با توجه به مدل، شرایط استفاده و کیفیت قطعه متفاوت است.

دولوپر: در مدل هایی که از این سامانه استفاده می کنند، به انتقال و توسعه ی تونر کمک می کند. زمان تعویض و هزینه ی آن به طراحی دستگاه بستگی دارد.

سرویس و تعمیرات: قطعاتی مانند رولرها، بخش فیوزینگ و سامانه ی تغذیه ی کاغذ نیز ممکن است در طول زمان به سرویس یا تعویض نیاز داشته باشند.

چک‌ لیست خرید دستگاه کپی

پیش از پرداخت هزینه، این هشت مورد را بررسی کنید:

• حجم واقعی کپی و چاپ ماهانه را تخمین زده ام.

• سرعت دستگاه با تعداد کاربران و ساعات اوج مصرف هماهنگ است.

• مشخص کرده ام که به کپی و چاپ A3 نیاز دارم یا خیر.

• قیمت تونر، درام، دولوپر و قطعات مصرفی را بررسی کرده ام.

• امکانات ضروری مانند چاپ دورو، اسکن شبکه ای و فیدر را مشخص کرده ام.

• دستگاه نو یا استوک را با توجه به بودجه و ریسک نگهداری انتخاب کرده ام.

• شرایط گارانتی، خدمات فنی و دسترسی به قطعات را بررسی کرده ام.

• هزینه ی تقریبی هر برگ را در کنار قیمت خرید مقایسه کرده ام.

پس از تکمیل این فهرست، مدل های موجود را در صفحه ی خرید دستگاه کپی مقایسه کنید.

جمع بندی

برای خرید دستگاه کپی اداری در سال 1405، ابتدا حجم ماهانه و نیاز به A3 را مشخص کنید؛ سپس سرعت مناسب، هزینه ی هر برگ، دسترسی به قطعات و شرایط خدمات را بسنجید. مدل های حدود 20 برگ در دقیقه برای بسیاری از دفاتر کم مصرف مناسب اند، دستگاه های 30 برگ در دقیقه می توانند پاسخ گوی محیط های کاری متوسط باشند و مجموعه های پرتردد بهتر است مدل های 45 برگ در دقیقه یا سریع تر را نیز بررسی کنند.

در انتخاب میان شارپ، توشیبا و کانن، به جای تکیه بر نام برند، مدل های هم رده را از نظر قیمت، مواد مصرفی و خدمات مقایسه کنید. اگر بودجه ی اولیه محدود است، دستگاه استوک سالم با ضمانت شفاف می تواند گزینه ای قابل بررسی باشد. در نهایت، مدل های دستگاه کپی را با نیازهای واقعی شرکت خود تطبیق دهید تا انتخابی اقتصادی و متناسب با حجم کار داشته باشید.