در دنیای امروز پر از اطلاعات و اسناد، تکنولوژی اسکنرها به عنوان یکی از ابزارهای اساسی برای ثبت، مدیریت و دسترسی به اطلاعات، نقش مهمی ایفا می‌کند. از ساده ترین اسناد تا تصاویر پیچیده و حتی کتب حجیم، اسکنرها به کاربران امکان می‌دهند تا به سرعت و با دقت اسناد خود را دیجیتالی کرده و از آنها به بهترین شکل ممکن استفاده کنند. حال در میان مدلهای مختلف اسکنرها با انواع ویژگی‌ها، انتخاب بهترین اسکنر اداری برای نیازهای خاص یک چالش است. به همین دلیل، در این مقاله از مهام پرینت به بررسی نکات مهم در انتخاب اسکنر اداری پرداخته و راهنمایی برای انتخاب بهترین گزینه برای محیط کاری شما ارائه خواهیم داد. در ادامه همراه با ما باشید تا در دنیای پیچیده اسکنرها، راهی روشن و کاربردی برای شما ایجاد کنیم.
اسکنرهای اداری
اسکنرهای اداری حرفه ای مانند جادوگرانی عمل می‌کنند که اسناد فیزیکی را به فایل‌های دیجیتال تبدیل می‌کنند. این توانایی به سازمان‌ها و ادارات کمک می‌کند تا از مدیریت کاغذها و اسناد فیزیکی جلوگیری کرده و همواره به طور راحت تری به اطلاعات دسترسی داشته باشند.
با داشتن اسناد در قالب دیجیتال، بهره وری در اشتراک گذاری اطلاعات، جستجوی سریع و مدیریت بهتر اطلاعات به‌طور قابل توجهی افزایش می‌یابد. این امکان باعث می‌شود که تصمیم‌گیری‌ها سریع‌تر و دقیق‌تر اتفاق بیافتد.
همچنین با افزایش حجم اطلاعات، امنیت اطلاعات نیز اهمیت بیشتری پیدا کرده است. اسکنرهای اداری به سازمان‌ها امکان می‌دهند تا اسناد را به صورت ایمن و مطمئن از نظر امنیتی ذخیره کنند و دسترسی به آنها را کنترل کنند.
علاوه براین، انتقال به محیط کاری دیجیتال باعث کاهش هزینه‌های چاپ، ذخیره‌سازی فیزیکی و مدیریت کاغذ می‌شود. اسکنرهای اداری با کاهش مصرف کاغذ و هزینه‌های مرتبط با آن به بهبود اقتصادی سازمان‌ها کمک می‌کنند.
در نتیجه، اسکنرهای اداری به عنوان یک ابزار حیاتی و نهایی در دسترسی به اطلاعات و مدیریت اسناد، محیط‌های کاری را به سمت یک جهان دیجیتال و هوشمند هدایت می‌کنند. انتخاب بهترین اسکنر اداری با توجه به نیازهای سازمانی، یک گام مهم در جهت بهبود فرآیندها و ارتقاء بهره‌وری است.
تبدیل اسناد و مدارک فیزیکی به دیجیتال
یکی از اصلی‌ترین وظایف اسکنرهای اداری، تبدیل اسناد کاغذی و فیزیکی به فرمت دیجیتال است. این عمل باعث می‌شود که اسناد به راحتی در سیستم‌های مدیریت اسناد، ایمیل‌ها، یا پایگاه‌های داده قابل جستجو و دسترسی باشند.
نکات مهم قبل از خرید اسکنر اداری:
قبل از انجام هر خریدی اطلاعات و تحقیقات کافی از اهمیت بالایی برخوردار است. در خصوص خرید اسکنر اداری نیز، باید به نکاتی مانند رزولوشن اسکن ، سرعت اسکن ، حجم کاری ، پورت ها و اتصالات ، اندازه و فضای ذخیره سازی اسکنر ، نظرات خریداران باید توجه کنید و بعد از آن خرید خود را انجام دهید .
معرفی انواع اسکنر :
اسکنرهای ساده: این اسکنرها برای وظایف ساده و اسناد کم حجم مناسبند. عملکرد ساده، ابعاد کوچک، و قیمت مناسب، از ویژگی‌های آنهاست. این اسکنرهای جزو بهترین اسکنر اداری محسوب می گردند.
اسکنرهای پیچیده: برخی از اسکنرها با قابلیت‌های پیچیده‌تر مانند اسکن دو رو، سرعت بالا، و قابلیت اتصال به شبکه، مناسب برای محیط‌های اداری با حجم کار بالا هستند.
اسکنرهای ADF (Automatic Document Feeder): این اسکنرها دارای یک ماشینه جداگانه برای پذیرش و اسکن اسناد متعدد هستند. این ویژگی برای اسناد با حجم بالا و فرآیندهای خودکار کاربرد دارد.
اسکنرهای Flatbed: با سطح صاف و بزرگ، این اسکنرها برای اسکن اسناد حجیم، کتاب‌ها، یا اسناد حساس به تصویر مانند عکس‌ها و اسناد فراورده انسانی مناسبند.
آیا سرعت اسکنر اداری مهم است؟
در اسکنرهای اداری، سرعت بسیار مهم است. سرعت اسکنرها با تعداد صفحاتی که می‌توانند در یک دقیقه اسکن کنند، مشخص می‌شود. سرعت اسکنرها با یک عدد برحسب ppm نمایش داده می‌شود و این عدد هرچه بزرگتر باشد، بهتر است.
علاوه بر این، مواردی مانند قابلیت اسکن دو رو (به صورت خودکار) و تغذیه خودکار (ADF) نیز روی سرعت اسکنر تاثیرگذارند. (تغذیه خودکار یک قابلیت در اسکنر است که برحسب آن، می‌توان تعدادی برگه را به ترتیب دلخواه مرتب کرد و آنها را در اسکنر تعبیه نمود. سپس اسکنر آنها را به همان ترتیب و به صورت خودکار، اسکن می‌کند. یعنی بدون نیاز به یکی یکی گذاشتن برگه‌ها در اسکنر). پس بهتر است هنگام خرید، اسکنری با این قابلیت‌ها، انتخاب کنید.
در ادامه چندین مدل اسکنر حرفه ای مناسب مصارف اداری به شما معرفی میکنیم تا انتخاب راحت تری برای خرید داشته باشید .
اسکنر avision AD125
این اسکنر، کوچک و سبک است و برای استفاده در روی میز گزینه مناسبی است. این دستگاه قابلیت اسکن به صورت دو رو را دارد و می‌تواند در هر دقیقه 20 برگ دو رو را اسکن کند که سرعت خیلی خوبی است. ظرفیت سینی آن نیز، 50 برگ ADF است.
رزولوشن اپتیکال آن، 600DPI است. سایز اسکن توسط آن نیز A4 است. ظرفیت روزانه آن 4000 برگه کاغذ است،. درگاه ارتباطی (نوع اتصال به کامپیوتر) آن نیز USB 2.0 است.
در این اسکنر شما می‌توانید اسناد اسکن شده را به هر جایی که بخواهید (فضای ابری، ایمیل، برنامه ویرایش تصویر، پرینتر و…) ارسال کنید. این اسکنر برای فضاهای اداری یک اسکنر قدرتمند محسوب می‌شود.
اسکنر حرفه ای اسناد AVISION مدل AD240
اسکنر ای ویژن مدل AD240 یک اسکنر با ابعاد کوچک و کاربری اداری است. سرعت اسکن این دستگاه ، 40 صفحه در دقیقه است که سرعت بالایی است. این اسکنر اداری از قابلیت اسکن دو رو و همچنین از قابلیت تغذیه خودکار 80 صفحه ای و فناوری OCR نیز برخوردار است.
رزولوشن اپتیکال آن 600 نقطه در اینچ است که برای اسناد متنی بسیار خوب است. حداکثر اندازه کاغذ برای اسکن در این وسیله A4 است. این دستگاه می‌تواند روزانه تا 6000 برگه را اسکن کند. اتصال آن به کامپیوتر نیز با استفاده از یک کابل USB امکانپذیر است.
به طور کلی این دستگاه، سریع، قابل اعتماد و مقرون به صرفه است و برای اسکن انواع کارت و موارد دیگر مناسب است.
اسکنر KODAK ALARIS S2070
اسکنر کداک مدل S2070 نوعی اسکنر رومیزی اداری است. سرعت اسکن این دستگاه، 70 برگ در دقیقه است. این اسکنر از قابلیت اسکن دورو و تشخیص متن OCR برخوردار است. این اسکنر از قابلیت تغذیه خودکار 80 صفحه‌ای نیز برخوردار است.
رزولوشن اپتیکال آن 600 نقطه در اینچ است. اندازه اسکن در این وسیله Legal است (طول و عرض کاغذ باید از 5 سانتی متر بیشتر باشد). این دستگاه می‌تواند روزانه تا 7000 برگ کاغذ را اسکن کند. اتصال آن به کامپیوتر با USB انجام می‌شود.
قابلیت‌های دیگر این دستگاه عبارتند از: نمایشگر و کلیدهای کنترلی، تشخیص ورود همزمان بیش از یک برگه به دستگاه و جلوگیری از آن، صاف نمودن اسناد کج اسکن شده، تصحیح رنگ، تشخیص سایز کاغذ، حذف یکی از رنگ‌های آبی، قرمز یا سبز (در صورت تمایل کاربر)، حذف صفحات خالی به صورت اتوماتیک، کاهش نویز، حذف پس زمینه، امکان انتخاب محدوده اسکن و بسیاری موارد دیگر.
این دستگاه برای اسکن انواع کارت، اسناد کوچک، اسناد بلند تا طول 3 متر و موارد دیگر مناسب است. به طور کلی اسکنر کداک مدل S2070 توانایی‌های زیادی دارد و بسیار حرفه‌ای است و می‌تواند برای استفاده‌های اداری یک گزینه ایده‌آل باشد.
اگر به دنبال خرید اسکنر هستید، می توانید با مشاوران مهام پرینت در بخش فروش تماس برقرار نمایید ، امیدواریم راهنمای خرید ما، شما را به مدل مناسب (مطابق با نیازهایتان) هدایت کرده باشد.
