ماشین های اداری

برای انتخاب ماشین اداری، ابتدا باید مشخص کنید دستگاه دقیقاً برای چه کاری مورد نیاز است. اگر مجموعه‌ ای بیشتر به چاپ اسناد متنی نیاز دارد، پرینتر مناسب می‌ تواند کافی باشد؛ اما اگر چاپ، کپی و اسکن به ‌صورت هم ‌زمان انجام می‌شود، دستگاه چندکاره گزینه کاربردی ‌تری است. حجم چاپ ماهانه نیز اهمیت زیادی دارد؛ دستگاهی که برای استفاده سبک طراحی شده، ممکن است در یک دفتر پرتردد هزینه و استهلاک بیشتری ایجاد کند. سرعت چاپ، رزولوشن، چاپ دورو، ظرفیت سینی کاغذ و قابلیت اتصال از طریق شبکه یا Wi-Fi از مشخصات مهم هستند. در محیط‌ هایی که چند کاربر از یک دستگاه استفاده می‌کنند، پشتیبانی از شبکه و مدیریت کاربران ارزش بیشتری پیدا می‌کند. اسکنر دستگاهی است که برای تبدیل اسناد، عکس‌ها و نوشته ‌های روی کاغذ به فایل دیجیتال استفاده می‌شود. این دستگاه تصویر یا متن موجود روی کاغذ را دریافت کرده و آن را به صورت فایل در رایانه یا حافظه ذخیره می‌کند. دستگاه کپی برای تهیه نسخه‌ های مشابه از اسناد و تصاویر کاغذی به کار می ‌رود. با قرار دادن یک سند در دستگاه، دستگاه از آن تصویر برداری کرده و نسخه ‌ای از آن را روی کاغذ چاپ می ‌کند. دستگاه ‌های کپی امروزی معمولاً امکاناتی مانند چاپ رنگی یا سیاه ‌وسفید، بزرگ‌ نمایی و کوچک‌ نمایی، مرتب‌ سازی صفحات و چاپ چندین نسخه را دارند. فکس یا دورنگار دستگاهی است که برای ارسال و دریافت اسناد از طریق خطوط ارتباطی طراحی شده است. در فکس، سند اسکن می‌شود و اطلاعات آن به دستگاه فکس دیگری ارسال می‌ شود؛ دستگاه مقصد نیز اطلاعات دریافت ‌شده را معمولاً روی کاغذ چاپ می‌کند تفاوت اصلی این سه دستگاه در کاربرد آن‌ها ست. اسکنر سند کاغذی را به فایل دیجیتال تبدیل می‌کند، دستگاه کپی از یک سند کاغذی نسخه دیگری تهیه می‌کند و فکس سند را برای شخص یا دستگاه دیگری از راه دور ارسال یا دریافت می ‌کند. برخی دستگاه‌ های چندکاره امروزی می‌ توانند هر سه کار را در کنار چاپ انجام دهند.