اسکنر اداری : انتخاب درست برای دیجیتال سازی بایگانی

راهنمای خرید اسکنر اداری برای دیجیتال سازی اسناد

بایگانی کاغذی هنوز بخش مهمی از بسیاری از سازمان‌ ها، شرکت‌ ها، دفاتر حقوقی، مراکز درمانی، بانک‌ ها، مدارس و کسب‌وکارها را تشکیل می‌ دهد. قراردادها، فاکتورها، پرونده‌ های پرسنلی، اسناد مالی و نامه‌ های اداری هر روز بیشتر می‌ شوند و نگهداری آن‌ ها در پوشه و زونکن، علاوه بر اشغال فضا، پیدا کردن اطلاعات را نیز دشوار می‌ کند.

یک اسکنر اداری مناسب می‌ تواند هزاران صفحه سند را به فایل‌ های دیجیتال تبدیل کند و با کمک نرم‌افزار های مدیریت اسناد و OCR، امکان جست‌وجو، دسته‌ بندی و دسترسی سریع به اطلاعات را فراهم کند.

اما انتخاب اسکنر مناسب فقط به عددی مانند «سرعت 40 برگ در دقیقه» محدود نمی‌ شود. نوع مکانیزم تغذیه، توان کاری روزانه، قابلیت اسکن دورو، سیستم تشخیص چندبرگی و کیفیت نرم‌ افزار و OCR، همگی در نتیجه نهایی پروژه دیجیتال‌ سازی تأثیر دارند.

در این راهنما بررسی می‌ کنیم که برای بایگانی اسناد، چه نوع اسکنری مناسب است و هنگام خرید باید به چه نکاتی توجه کنید.

اسکنر تخت ، ADF یا اسکنر اسناد؟

اولین سوال هنگام خرید این است که چه نوع اسکنری برای مجموعه شما مناسب تر است.

به طور کلی سه انتخاب اصلی وجود دارد :اسکنر تخت،اسکنر دارای تغذیه خودکار یا ADF و اسکنرهای حرفه ای اسناد.

اسکنر تخت؛ مناسب اسناد خاص و حجم پایین

اسکنر تخت یا Flatbed همان مدلی است که سند روی شیشه قرار می گیرد.

این دستگاه برای اسکن عکس،کتاب،مدارک ضخیم ، اسناد آسیب دیده یا مدارکی که نمی توان آن ها را از مسیر غلتک عبور داد، انتخاب مناسبی است.

مشکل اصلی اسکنر تخت،سرعت پایین در پروژه های بایگانی است.اگر قرار باشد روزانه چند صد یا چند هزار برگ اسکن کنید ، قرار دادن تک تک صفحات روی شیشه زمان زیادی می گیرد.

بنابراین اسکنر تخت برای حجم کاری پایین یا اسناد خاص مناسب می باشد.

ADF؛ انتخاب اصلی برای بایگانی اداری

ADF یا Automatic Document Feeder به معنای تغذیه خودکار اسناد است.

در این مدل، دسته‌ ای از کاغذها را داخل سینی قرار می‌ دهید و دستگاه به‌ صورت خودکار آن‌ ها را اسکن می‌ کند.

مزیت اصلی ADF، افزایش چشمگیر سرعت و کاهش دخالت اپراتور است.

یک اسکنر اداری با ظرفیت 50 یا 100 برگ می‌ تواند یک دسته سند را بدون قرار دادن دستی تک‌ تک صفحات پردازش کند.

برای اکثر شرکت‌ ها و سازمان‌ هایی که روزانه با قرارداد، فاکتور، پرونده و مکاتبات سروکار دارند، اسکنر ADF انتخاب منطقی‌ تری نسبت به اسکنر تخت است.

اسکنر اسناد حرفه‌ای؛ برای حجم بالا

اگر پروژه شما شامل اسکن چند هزار تا چند ده هزار صفحه در روز است، باید به سراغ اسکنر های حرفه‌ ای بروید. این دستگاه‌ ها معمولاً دارای سرعت بالاتر، ظرفیت ADF بیشتر، مکانیزم تغذیه مقاوم‌ تر و چرخه کاری روزانه سنگین‌ تری هستند.

برخی مدل‌ های حرفه‌ ای Avision، برای مثال، ظرفیت کاری پیشنهادی تا 25 هزار صفحه در روز و سرعت 90 صفحه در دقیقه دارند؛ مدل‌ های حرفه‌ای Kodak Alaris نیز در رده‌ های مختلف برای حجم‌ های کاری سنگین طراحی شده‌اند.

جمع بندی

• حجم کم و اسناد حساس: اسکنر تخت

• بایگانی روزانه معمولی: اسکنر ADF

• پروژه‌های بزرگ و بایگانی حجیم: اسکنر حرفه ای اسناد

معیارهایی که واقعاً اهمیت دارند

در مشخصات اسکنرها اعداد و اصطلاحات زیادی دیده می ‌شود؛ اما همه آن‌ ها به یک اندازه مهم نیستند. هنگام خرید اسکنر اداری، بهتر است روی معیارهایی تمرکز کنید که مستقیماً روی سرعت، کیفیت و دوام دستگاه تأثیر می ‌گذارند.

سرعت (PPM) و دورو بودن (Duplex)

PPM مخفف Pages Per Minute و به معنای تعداد صفحه‌ ای است که دستگاه در یک دقیقه اسکن می‌ کند.

اما فقط نگاه کردن به عدد PPM کافی نیست. نکته مهم ‌تر این است که دستگاه قابلیت Duplex یا اسکن دورو داشته باشد.

فرض کنید 500 برگ سند دورو دارید. یک اسکنر یک ‌رو باید صفحات را برگرداند یا دو مرحله اسکن انجام دهد، اما اسکنر Duplex می ‌تواند هر دو سمت سند را در یک عبور ثبت کند.

برای انتخاب سرعت، بهتر است نیاز واقعی خود را محاسبه کنید:

• کمتر از 500 صفحه در روز: حدود 20 تا 30 PPM

• 500 تا 3000 صفحه در روز: حدود 30 تا 60 PPM

• بیش از 3000 صفحه در روز: 60 PPM به بالا

• پروژه ‌های صنعتی و بایگانی مرکزی: 90 PPM و بیشتر

البته سرعت اعلام‌ شده توسط سازنده معمولاً در شرایط استاندارد اندازه ‌گیری می ‌شود. نوع کاغذ، رزولوشن، فعال بودن OCR، قدرت کامپیوتر و تنظیمات پردازش تصویر می‌ توانند سرعت واقعی را تغییر دهند.

چرخه کاری روزانه؛ عددی که فروشنده‌ ها نمی‌ گویند

یکی از مهم ترین مشخصات اسکنر، Recommended Daily Volume یا حجم کاری پیشنهادی روزانه است.

ممکن است دو اسکنر هر دو سرعت 40 PPM داشته باشند، اما یکی برای چند صد صفحه در روز طراحی شده باشد و دیگری برای چند هزار صفحه. تفاوت در کیفیت موتور، غلتک‌ ها، سیستم تغذیه و دوام قطعات در بلندمدت مشخص می‌ شود.

هنگام خرید، نباید دستگاه را فقط براساس سرعت انتخاب کنید. اگر امروز روزانه 3000 برگ اسکن می‌ کنید، خرید مدلی با چرخه کاری 1000 برگ، احتمال استهلاک و توقف دستگاه را افزایش می‌ دهد.

یک قانون ساده این است که اسکنر انتخابی شما بهتر است ظرفیت کاری بالاتری از نیاز متوسط روزانه مجموعه داشته باشد.

تشخیص تغذیه چند برگی (Ultrasonic)

یکی از مشکلات رایج هنگام اسکن حجم بالای اسناد، عبور هم‌زمان دو یا چند برگ از دستگاه است.

این اتفاق ممکن است باعث شود یک یا چند صفحه اصلاً اسکن نشود و در پروژه‌ های بایگانی بزرگ، تشخیص صفحات ج اافتاده بسیار دشوار باشد.

قابلیت Ultrasonic Multi-Feed Detection با بررسی ضخامت یا وضعیت عبور کاغذ، تغذیه هم‌ زمان چند برگ را تشخیص می‌ دهد و می‌ تواند از ناقص شدن فایل‌ های بایگانی جلوگیری کند.

برای کارهای ساده و کم‌ حجم شاید این قابلیت ضروری به نظر نرسد، اما در اسکن پرونده‌ های مهم، قراردادها، اسناد مالی و بایگانی‌ های حجیم، یکی از ویژگی‌ های بسیار مهم محسوب می‌ شود.

OCR فارسی؛ چه چیزی واقعاً کار می‌ کند؟

OCR یا Optical Character Recognition فناوری تبدیل تصویر متن به متن قابل جست‌وجو و قابل ویرایش است.

اما باید بین دو موضوع تفاوت قائل شد:

1. اسکنر سند را با کیفیت مناسب ثبت کند.

2. نرم‌افزار OCR بتواند زبان فارسی را با دقت قابل قبول تشخیص دهد.

اسکنر معمولاً مسئول تشخیص متن فارسی نیست؛ اسکنر تصویر باکیفیت تولید می‌کند و موتور OCR وظیفه استخراج متن را بر عهده دارد.

برای نتیجه بهتر در OCR فارسی، موارد زیر اهمیت زیادی دارند:

• کیفیت چاپ سند

• رزولوشن مناسب، معمولاً 300 DPI برای بسیاری از متون

• صاف بودن صفحه

• حذف پس‌زمینه و نویز

• استفاده از نرم‌ افزار یا موتور OCR با پشتیبانی مناسب از فارسی

• کیفیت فونت و خوانا بودن متن اصلی

بنابراین اگر هدف شما ایجاد PDF قابل جست‌ و جو فارسی است، قبل از خرید تعداد زیادی اسکنر، حتماً یک نمونه واقعی از اسناد خود را آزمایش کنید. یک سند تمیز تایپ‌ شده و یک سند قدیمی، کج یا دست‌نویس نتایج کاملاً متفاوتی خواهند داشت.

مقایسه برندها در بازار ایران

Avision

Avision در حوزه اسکنر های اسناد، مدل‌ های متنوعی از دستگاه‌ های رومیزی تا مدل‌ های پرسرعت حرفه‌ ای ارائه می‌ کند. یکی از نقاط قوت این برند، وجود مدل‌ هایی با قابلیت ADF، Duplex، مسیر کاغذ مناسب برای انواع اسناد و در برخی مدل‌ها تشخیص چندبرگی اولتراسونیک است.

برای کسب‌وکارهایی که حجم کاری متوسط تا بالا دارند، مدل‌هایی مانند سری AD و مدل‌ های ترکیبی Flatbed + ADF می‌ توانند گزینه‌ های قابل بررسی باشند.

Fujitsu

Fujitsu در بازار جهانی سابقه طولانی در حوزه اسکنرهای حرفه‌ ای اسناد دارد و محصولات این برند معمولاً به کیفیت مکانیزم تغذیه و نرم‌ افزارهای مدیریت اسناد شناخته می‌ شوند. هنگام خرید در ایران، علاوه بر مشخصات دستگاه، باید وضعیت خدمات، قطعات مصرفی و گارانتی مدل مورد نظر را نیز بررسی کرد.

Kodak

Kodak Alaris در بازار اسکنر های حرفه‌ ای، مدل‌ هایی برای حجم کاری متوسط تا بسیار سنگین دارد. به‌عنوان نمونه، Kodak S2050 سرعت 50 PPM و ظرفیت ADF تا 80 برگ دارد، در حالی که سری i3000 برای حجم‌ های کاری بالاتر طراحی شده است.

HP

HP اکثرا برای کاربران اداری و سازمان‌ هایی که به دنبال یک اکوسیستم آشنا هستند شناخته می‌ شود. هنگام انتخاب مدل HP باید دقت کنید که دستگاه مورد نظر واقعاً برای اسکن اسناد با حجم کاری شما طراحی شده باشد و صرفاً یک اسکنر سبک یا چندکاره اداری نباشد.

Canon

Canon نیز در حوزه تجهیزات تصویر برداری و اسکن اسناد حضور دارد و در برخی پروژه‌ ها می‌ تواند انتخاب مناسبی باشد. مزیت اصلی در انتخاب Canon یا هر برند دیگر، زمانی مشخص می‌ شود که علاوه بر مشخصات دستگاه، هزینه نگهداری، دسترسی به قطعات و کیفیت خدمات پس از فروش بررسی شود.

در بازار ایران، «برند بهتر» لزوماً بهترین انتخاب نیست. ممکن است یک مدل حرفه‌ ای از برند مشهور، به دلیل نبود قطعات یا خدمات مناسب، انتخاب ضعیف‌ تری نسبت به مدلی با پشتیبانی و تأمین قطعات بهتر باشد.

محاسبه زمان؛ چند برگ در روز، چه مدلی؟

قبل از خرید، حجم واقعی کار خود را محاسبه کنید.

فرض کنید روزانه 5000 برگ سند دارید و هر برگ به‌ طور متوسط دورو است. اگر اسکنر با سرعت 50 PPM واقعی داشته باشید، زمان خام عبور 5000 برگ حدود 100 دقیقه خواهد بود.

اما در عمل باید زمان ‌های زیر را نیز در نظر گرفت:

• مرتب کردن اسناد

• جدا کردن منگنه و گیره

• قرار دادن دسته‌های کاغذ در ADF

• رفع گیر کاغذ احتمالی

• کنترل کیفیت

• نام‌ گذاری و دسته ‌بندی فایل‌ها

• اجرای OCR

به همین دلیل، سرعت واقعی یک پروژه فقط به PPM اسکنر بستگی ندارد.

برای مثال ، اگر روزانه 500 برگ اسکن می‌ کنید، خرید یک اسکنر با سرعت 90 PPM شاید از نظر اقتصادی ضروری نباشد. اما برای مرکزی که روزانه 10 هزار صفحه پردازش می ‌کند، یک اسکنر سبک 25 PPM به ‌سرعت به گلوگاه عملیات تبدیل خواهد شد.

یک فرمول ساده برای انتخاب

حجم روزانه ÷ زمان واقعی اختصاص‌ یافته به اسکن = سرعت مورد نیاز تقریبی

سپس بهتر است مدلی انتخاب کنید که:

• سرعت آن حدود 20 تا 30 درصد بیشتر از نیاز فعلی باشد.

• چرخه کاری روزانه آن از حجم واقعی شما بالاتر باشد.

• ظرفیت ADF متناسب با دسته‌ های اسناد باشد.

• قابلیت Duplex داشته باشد.

• برای اسناد حساس، Multi-Feed Detection ارائه دهد.

مدل های پیشنهادی با قیمت

اسکنر Avision AV332U

این مدل یک اسکنر حرفه‌ ای اسناد برای ادارات، شرکت‌ ها و کسب‌ وکار هایی است که به اسکن سریع و روزانه مدارک نیاز دارند. این دستگاه با سرعت 40 برگ در دقیقه و قابلیت اسکن دورو، بهره‌ وری بالایی در دیجیتال‌ سازی اسناد ارائه می‌ دهد. وجود ADF با ظرفیت 50 برگ امکان اسکن متوالی تعداد زیادی سند را فراهم می‌ کند. رزولوشن اپتیکال 600 dpi نیز کیفیت مناسبی برای ثبت جزئیات اسناد ایجاد می‌ کند. Avision AV332U از انواع اسناد، کارت‌ های شناسایی، کارت‌ های بانکی برجسته و کاغذ های ضخیم پشتیبانی می‌ کند و گزینه‌ ای کاربردی برای بایگانی و مدیریت اسناد است.

·      نوع اسکنر : CIS

·      امکان اسکن دورو: دارد

·      تغذیه خودکار اسناد ADF  : دارد

·      سایز اسکن : A4  

·      کیفیت اسکن : 600*600 DPI

·      سرعت اسکن :40 برگ در دقیقه

·      نوع اتصال:USB 2.0, USB 3.0   

جهت اطلاع از قیمت 👈 اسکنر Avision Av332U👉

اسکنر FUJITSU Fi-7260

این مدل یک اسکنر حرفه ‌ای و قدرتمند برای ادارات، شرکت‌ ها و مراکز بایگانی است که به اسکن سریع و دقیق اسناد نیاز دارند. این دستگاه با سرعت 60 برگ در دقیقه  و قابلیت اسکن دورو و ADF با ظرفیت 80 برگ، برای پردازش حجم بالای مدارک گزینه‌ ای مناسب محسوب می ‌شود. رزولوشن اپتیکال 600 dpi کیفیت بالایی در اسکن اسناد ارائه می ‌دهد. وجود Flatbed نیز امکان اسکن کتاب، عکس و اسناد حساس را فراهم می ‌کند. این اسکنر از انواع کاغذ و کارت‌ های پلاستیکی پشتیبانی کرده و با امکاناتی مانند تشخیص چند برگی و محافظت از کاغذ، عملکردی مطمئن دارد.

·      اسکن دورو : دارد

·      کیفیت اسکن : 600*600 dpi

·      سرعت اسکن : 60 برگ در دقیقه

·      تغذیه خودکار اسناد ADF : دارد

·      اسکن رنگی : دارد

·      نوع اتصال : USB 3.0

جهت اطلاع از قیمت 👈 اسکنر Fujitsu fi-7260👉

اسکنر KODAK S2070

این اسکنر حرفه‌ ای و قدرتمند برای ادارات، شرکت‌ ها و کسب ‌وکارهایی است که روزانه حجم بالایی از اسناد را دیجیتال‌ سازی می‌ کنند. این دستگاه با سرعت 70 برگ در دقیقه و قابلیت اسکن دورو ، عملکردی سریع و کارآمد ارائه می‌ دهد. ADF با ظرفیت 80 برگ امکان اسکن متوالی اسناد را فراهم کرده و رزولوشن اپتیکال 600 dpi کیفیت بالایی در ثبت جزئیات تصاویر و مدارک ایجاد می ‌کند. این اسکنر از انواع اسناد، کارت‌ های شناسایی، کارت‌ های بانکی برجسته و کاغذهای مختلف پشتیبانی می ‌کند و با قابلیت ‌هایی مانند تشخیص بارکد و محافظت از اسناد، گزینه ‌ای مناسب برای مدیریت و بایگانی حرفه ‌ای مدارک است.

·      پورت اتصال : USB 2.0

·      حداکثر سایز اسکن : A3

·      رزولوشن :1200*1200 dpi

·      تکنولوژی اسکن : CIS

·      سرعت اسکن : 70 برگ در هر دقیقه

·      تعداد اسکن روزانه : 5000 برگ

جهت اطلاع از قیمت 👈 اسکنر KODAK S2070 👉

مشکلات رایج و راه‌ حل آن‌ها

گیر کردن کاغذ

دلایل رایج:

• فرسودگی غلتک

• کاغذهای چروک یا تا خورده

• وجود منگنه و گیره

• قرار دادن تعداد بیش از ظرفیت ADF

• مخلوط کردن کاغذهای با ضخامت بسیار متفاوت

راه‌حل: اسناد را قبل از اسکن آماده کنید، غلتک‌ ها را طبق دستورالعمل تمیز کنید و در صورت نیاز قطعات مصرفی را تعویض کنید.

چند برگ با هم وارد دستگاه می‌ شوند

این مشکل می‌ تواند باعث جا افتادن صفحات شود.

راه‌حل : از قابلیت Multi-Feed Detection استفاده کنید، کاغذ ها را قبل از قرار دادن در ADF از هم جدا کنید و وضعیت غلتک‌ها و پد جدا کننده را بررسی کنید.

تصویر کج یا بریده می‌ شود

در بسیاری از موارد، فعال کردن قابلیت Deskew و Auto Crop مشکل را برطرف می‌ کند. همچنین باید مطمئن شوید اسناد به‌ درستی در مسیر تغذیه قرار گرفته‌ اند.

OCR فارسی دقت پایینی دارد

ابتدا کیفیت تصویر را بررسی کنید. افزایش بی‌ هدف DPI همیشه راه‌ حل نیست؛ یک اسکن تمیز با 300 DPI و پردازش مناسب می‌ تواند نتیجه بهتری از فایل حجیم و پرنویز با رزولوشن بالا داشته باشد.

همچنین باید مطمئن شوید نرم‌افزار OCR انتخابی از زبان فارسی پشتیبانی مناسبی دارد.

قابل توجه کاربران گرامی می توانند پس از بررسی های خود جهت خرید انواع اسکنر با همکاران ما در بخش فروش تماس حاصل نمایید.